Archives

Status as on 22/06/2017

For Projects not requiring vetting

As per Sulekha Plan Monitoring Portal it can be seen that no Gram Panchayats have initiated actions on projects which dont need vetting like share for CSS Projects. DDP Office, Thrissur has already issued a direction to all GPs to complete all those projects which does not require vetting before 30/06/2017. Expect majority projects involving share to CSS will be completed before July 1st week.

For Project requiring vetting

It has been informed by several Gram Panchayats that they are facing issues while forwarding the DPC approved projects to vetting officer. The same has been reported to IKM, DTO Thrissur for immediate resolution.

It was informed by IKM, DTO Thrissur that the issue had happened due to the wrong project category selection made by Gram Panchayats while the data entry of the projects during project formulation. Anyhow he assured that the issue will be resolved soon by introducing a new tool for the correction of the same.

It can also be seen that time being there is no provision available in Sulekha to know the current status of vetting being done in the District. The same requirement has been shared to IKM,DTO Thrissur and he has assured that necessary reports to know the vetting status are being developed and will be made available soon.

Anyhow proper instructions have been already issued from DDP Office, Thrissur to speed up the process of vetting and the implementation of the non-vetting projects.

വയനാട് ജില്ലയിൽ മൊത്തം  4286 പ്രൊജെക്ടുകൾ വെറ്റിഗിന് അയക്കാനുണ്ടായിരുന്നു ആയതിൽ  2650  പ്രൊജെക്ടുകൾ വെറ്റിഗിന് അയച്ചിട്ടുണ്ട്.98 പ്രൊജെക്ടുകൾ  വെറ്റിങ്‌ ചെയ്തിട്ടുണ്ട്.ബാക്കി പ്രൊജെക്ടുകൾ സാകേതിക കാരണങ്ങളാൽ  വെറ്റിഗിന് അയക്കാൻ സാധിച്ചിട്ടില്ല. 

• എസ്റ്റിമേറ്റ് തയാറാക്കാത്തതിനാൽ പ്രൊജെക്ടുകൾ വെറ്റിഗിന് അയക്കാൻ സാധിച്ചിട്ടില്ല.
• സുലേഖയിൽ 45(a)  മാർക്ക് ചെയ്തു വിടാത്തതുകൊണ്ടു പല പ്രൊജെക്ടുകളും അപ്പ്രൂവലിനു അയക്കേണ്ടാ മെനുവിൽ ലിസ്റ്റ് ചെയ്തിട്ടില്ല.
• പ്രൊജെക്ടുകൾ ഡാറ്റ എൻട്രി വരുത്തിയപ്പോൾ വെറ്റിങും, ടി എസ് ഓപ്ഷനുകൾ ശരിയായി സെലക്ട് ചെയ്യാത്തതിനാൽ പ്രോജക്ടുകളുടെ കാറ്റഗറി തെറ്റായാണ് കാണിക്കുന്നത്.
• പ്രൊജെക്ടുകൾ ഡാറ്റ എൻട്രി നടത്തിയപ്പോൾ ടി സ് ആവശ്യമില്ലാത്ത കാറ്റഗറി  3- ൽ ഉൾപെടേണ്ട പ്രൊജെക്ടുകൾ കാറ്റഗറി  4-ൽ തെറ്റായി ഡാറ്റ എൻട്രി നടത്തിയത്  തിരുത്തൽ വരുത്താൻ സോഫ്റ്റ് വെയറിൽ ഓപ്ഷൻ ലഭ്യമല്ല.

വെറ്റിംഗ് ചെയ്യുമ്പോള്‍ നേരിടുന്ന പ്രശനങ്ങള്‍

1. vetting Officer vet ചെയ്യാന്‍ പഞ്ചായത്തുകളെ സെലക്ട് ചെയത് ആ പഞ്ചായത്തിലെ എല്ലാ പ്രോജക്ടുകളും വ്യു ചെയ്യുമ്പോള്‍ ആ സക്രിനില്‍ പ്രോജക്ടുകള്‍ക്ക് നേരെ ആകെ അടങ്കല്‍ എന്നത് ഇരട്ടിപ്പ് ആയിട്ടും എട്ടിരട്ടിയായിട്ടും കാണുകയുണ്ടായി.

2. തെറ്റായി കാറ്റഗറി-4 സെലക്ട് ചെയ്ത് വെറ്റിംഗ് അയച്ച പ്രോജക്ടു റിട്ടേണ്‍ ചെയ്യാന്‍ ശ്രമിക്കുമ്പോള്‍ റ്റി.എസ്. നമ്പര്‍ റ്റി.എസ്. തുക തീയതി എന്നിവ നല്‍കാനാണ് മെസേജ് വരുന്നത്..

3. മാര്‍ഗ്ഗരേഖയ്ക്ക് വിരുദ്ധമായി പ്രോജക്ട് തയ്യാറാക്കി വെറ്റിംഗിന് അയ്യച്ചത് റിട്ടേണ്‍ ചെയ്താല്‍ വാലുവേഷന്‍ പോകും. പുതിയ പ്രോജക്ട് ഏറ്റെടുക്കേണ്ടി വരും.

4.. കാറ്റഗറി മാറി വെറ്റിംഗ് അയച്ചു പ്രോജക്ടുകള്‍ തിരിച്ചയക്കാന്‍ സാധിക്കില്ല.

പഞ്ചായത്തുകളിലെ വെറ്റിംഗ്  പ്രക്രിയ

ജില്ലാ ആസൂത്രണ സമിതി അംഗീകരിച്ച പദ്ധതി രേഖ പ്രകാരമുളള പ്രോജക്ടുകള്‍ സെക്രട്ടറിയുടെ ലോഗിനില്‍ 4 കാറ്റഗറികളിലായി ലഭ്യമാകുന്നു. 

കാറ്റഗറി -1 എന്നത് നൂതന പ്രോജക്ടുകളും , കാറ്റഗറി - 2  നിര്‍വ്വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥന്‍റെ സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തലോടുകൂടി നിര്‍വ്വഹണം നടത്താന്‍ പറ്റുന്ന പ്രോജക്ടുകളുമാണ്,കാറ്റഗറി  -3 വെറ്റിംഗ് ആഫീസറുടെ പരിശോധനയും അംഗീകാരവും  ആവശ്യമായ പ്രോജക്ടുകളുമാണ്,  കാറ്റഗറി - 4 ല്‍ ഉളളവ വെറ്റിംഗ് ആഫീസറുടെ പരിശോധനയും സാങ്കേതികാനുമതിയും ആവശ്യമായ പ്രോജക്ടുകളുമാണ്.

ഇതില്‍ കാറ്റഗറി 3 ല്‍ പെടുന്ന പ്രോജക്ടുകള്‍ സെക്രട്ടറിയുടെ ലോഗിനില്‍ നിന്ന് നേരിട്ട് വെറ്റിംഗ് ഓഫീസര്‍ക്ക് പരിശോധനക്കും അംഗീകാരത്തിനും നല്‍കുന്ന പ്രോജക്ടുകളാണ്. കാറ്റഗറി 2, 4 എന്നിവ നിര്‍വ്വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥന്‍റെ ലോഗിനിലേക്ക് അംഗീകാരത്തിന് വേണ്ടി നല്‍കുന്നു.  കാറ്റഗറി - 2   ല്‍ പെടുന്നവ നിര്‍വ്വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥന്‍ സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തി നിര്‍വ്വഹണം നടത്താവുന്നവയും കാറ്റഗറി - 4  ല്‍ പെടുന്നവ സാങ്കേതികാനുമതിക്കുളള എസ്റ്റിമേറ്റ് സഹിതം നിര്‍വ്വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥന്‍റെ ലോഗിനില്‍ നിന്നുതന്നെ വെറ്റിംഗിന് അയക്കേണ്ടവയുമാണ്.

നിലവിൽ കാറ്റഗറി മാറ്റുവാനുള്ള പദ്ധതികൾ  ഉണ്ടങ്കിൽ  ജില്ലാ ആസൂത്രണ ഓഫീസർ മുഖേന  കാറ്റഗറി മാറ്റാൻ  സാധിക്കുന്നതാണ്.

വെറ്റിംഗ് സമയത്ത് നിലവില്‍ അടങ്കല്‍ തുക വ്യത്യാസപ്പെട്ടതായും ചില പ്രോജക്ടുകള്‍ കാറ്റഗറി മാറിയതുമായാണ് കാണുന്നത്. വെറ്റിംഗ് സമയത്തുണ്ടാകുന്ന അടങ്കല്‍ തുകയുടെ വ്യത്യാസങ്ങളും മറ്റു പ്രശ്നങ്ങളും ഏതു വിധേനെയാണ് പരിഹരിക്കുക എന്ന് വ്യക്തമാക്കുന്നത് ഉചിതമായിരിക്കും.

1. Category മാറി പോയത് കാരണം വെറ്റിംഗിന് വിടാന്‍ വൈകുന്നു. 

2. Need change so projects category entry ചെയ്യുന്നതിന്  so Category entry എന്ന മെനുവില്‍ ലിസ്റ്റ് ചെയ്ത് കാണിക്കുന്നില്ല. ആയതിനാല്‍ ടി പ്രോജക്ടിന് വെറ്റിംഗിന് അയക്കാന്‍ കഴിയുന്നില്ല. 

3. പഞ്ചായത്തുകള്‍ തിരിച്ചെടുക്കുന്നതും Vetting officers Return for modification ആയി അയ്ക്കുന്നതുമായ പ്രോജക്ട്സ് പഞ്ചായത്തുകള്‍  LB approval-ന് അയച്ച് കഴിഞ്ഞാല്‍ ടി പ്രോജക്ടിന് LB approval list  ചെയ്യുന്നില്ല.

4.മരാമത്ത് പ്രവ്യത്തികളുടെ estimate തയ്യാറാക്കി price software ല്‍ എന്‍ട്രി  ചെയ്താല്‍ മാത്രമേ റ്റി.എസ് ലഭിക്കുകയുളളൂ. ഇത് വെറ്റിംഗിന് അയക്കാന്‍ കാലതാമസം നേരിടുന്നു.

There are 4 types of projects in panchayaths:-

Category 1 projects ( നൂതന പ്രോജകറ്റുകൾ)

Category 2 projects (which requires sanction from implementing officer)

Category 3 projects (which requires sanction from implementing officer and vetting)

Category 4 projects:- (which requires Technical sanction and vetting)

ISSUES FACED IN VETTING AND TECHNICAL SANCTION:-

SULEKHA APPLICATION ERROR(S)

Keralassery Panchayath reported that

i) Due to the sulekha application error the project amount is seen doubling in the vetting officer's login. so vetting officer returned that project for modification

ii) Kongad panchayath reported that

കാറ്റഗറി 4 ൽ വരുന്ന സാങ്കേതിക അനുമതി ആവശ്യമുള്ള പ്രോജക്ടുകൾ സാങ്കേതിക അനുമതിക്കായി നിർവ്വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥൻറെ ലോഗിനിലേക്ക് അയച്ചിരുന്നു എങ്കിലും പ്രസ്തുത ലോഗിനിൽ പ്രോജക്ടുകൾ കാണുന്നില്ല .

iii) Nenmara Panchayath reported that

Some of the projects approved by DPC are not shown on any of the categories + some of the projects in category 3 viewed on category 2.These errors should get corrected.

iv) Pookottukavu Panchayath reported that

Category 4 and some of category 3 projects are not listed . so cant send them for vetting

NON AVAILABILITY OF VETTING OFFICERS:-

some panchayaths are reporting non availability of vetting officers due to transfer

FOLLOWING WRONG GUIDELINES:-

ex:- following 12^th plans guidelines instead of the current 13^th plan guidelines

Fund allocation misappropriation

ex:- CFC fund may be wrongly earmarked for SCP funded projects

wrong marking of project categories

In some panchayaths mplementing projects category 4 is wrongly marked category 3

MAINTENANCE OF REGISTERS:-

The vetting officer needs to have access to the statistical data containing information about physically handicapped people, trans-gendered people, palliative care patients etc, so separate registers are to be maintained for physically handicapped people, trans gendered people, palliative care patients etc There already exists a GO

which states that a register should be maintained by panchayaths containing information about differentially abled people, but upon enquiry it was found that most of the panchayaths are not maintaining it. So my suggestion there should be online registry containing information about handicapped people,trans-gendered people, palliative care patients etc for each local body.  The register containing data about handicapped people should used for the effective implementation of the Central Govt project (Unique Disability ID project; url  http://www.swavlambancard.gov.in/ )

There are 82 Gramapanchayats in Ernakulam,Total Number of DPC Approved Project is 12204.Several Gramapanchayts in Ernakulam Reported that they are facing some issues for forwarding DPC approved Projects to vetting officer.In Sulekha Plan Portal No Reports added to check the Progress of Vetting.Also,As per the discussion with District planning Office Officials,not possible to change implementing officer in the District Login.Also,.If we wrongly select category -4 to vetting and try to return the project then it will show TS Number,Ts Amount and Date message .Need change spill over projects not possible to send to vetting.Any Way proper instructions have been already issued from DDP Office, Ernakulam to speed up the process of vetting and the implementation of the non-vetting projects.Vetting Process should be arranged before DPC Approval.Other Wise Sulekha Software make necessary arrangements for Vetting process.

To analyse and review the vetting of project, Deputy Director of Panchayats requires the previlege to view the projects of all GPs in the District. So that DDP can review the vetting process in the District. In the current scenario the PAU supervisor is only able to view the projects which needs to be vet by them. For the better review of vetting projects the PAU  supervisors also requires the previlege to view the projects belongs to their Grama Panchayats.

68  Gramapanchayats are there in kollam district,all the projects got DPC approval. Now vetting process started, in Sulekha software there is no provision to see the progress. IKM informed that option will com soon

• പ്രൊജെക്ടുകൾ കാറ്റഗറി മാറി ലിസ്റ്റ് ചെയ്ത അപാകതകൾ പരിഹരിക്കാത്ത കൊണ്ട് വെറ്റിഗിന് അയക്കാൻ സാധിച്ചിട്ടില്ല.
• മരാമത്തു പ്രവർത്തികളുടെ എസ്റ്റിമേറ്റ് പ്രൈസ് സോഫ്റ്റ് വേറിൽ തയ്യാറാക്കേണ്ട താമസം.
• DPC ക്ലിയറൻസ് ലഭിക്കാനുണ്ട്.
• പുതുതായി ജോയിൻ ചെയ്ത നിർവഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെ ലോഗിൻ ചെയ്യാനുള്ള കാലതാമസം.

After the DPC approval Projects will be available in Panchayat login in 4 different categories.

New Projects belongs to Category 1 ,  Projects requires sanction from implementing officers belongs to Category 2, Projects requires sanction from implementing officer and vetting officer belonegs to Category 3 and finally Projects requires vetting and Technical sanction belongs to Category 4. 

Out of the total projects, majority of Projects will fall to Category 4 which requires vetting as well as Technical sanction . After DPC approval the project has to go for vetting and Technical sanction with estimate.

If the Estimate amount exceeds the Administrative sanction amount, will it require the project modification and approval processes which already completed(DPC approval,Vetting and TS)?

തിരുവനന്തപുരം ജില്ലയിൽ മൊത്തം  5718 പ്രൊജെക്ടുകൾ വെറ്റിഗിന് അയക്കാനുണ്ടായിരുന്നു ആയതിൽ  5326  പ്രൊജെക്ടുകൾ വെറ്റിഗിന് അയച്ചിട്ടുണ്ട്.3645 പ്രൊജെക്ടുകൾ  വെറ്റിങ്‌ ചെയ്തിട്ടുണ്ട്.ബാക്കി പ്രൊജെക്ടുകൾ സാകേതിക കാരണങ്ങളാൽ  വെറ്റിഗിന് അയക്കാൻ സാധിച്ചിട്ടില്ല. 

                                                                Total Vetting Project Details

2017-18 വാര്‍ഷിക പദ്ധതി പുരോഗതി റിപ്പോര്‍ട്ട്

In Pathanamthitta District, there are 53 GP's  and a total of 9803 Projects submitted for DPC approval. The details are as follows.

                                                                     Plan Details

Out of the 53 GP's, 49 GP's received DPC Approvals as on 15-06-2017 and the remaining will get approval in 2 days time. The details of Plan approval is as follows.

                                                          Plan Approval Details

Even after DPC approval, it requires approval from vetting officer. So it is a major concern, How many of these Projects will go through after vetting officer's scrutiny.

Plan approval details of Idukki District

All gramapanchayats in Idukki District got DPC approval. Problems in plan preparation was validation and software issue.

Status as on 16/06/2017

As per Sulekha Plan Monitoring Portal

All Gram Panchayats in Thrissur have formulated the projects and forwarded to DPC for approval. (Figures Below)

It was informed from District Planning Office that DPC Approval has been awarded for all Projects of all Gram Panchayats in Thrissur , at the same time the status of the same has not yet been updated in Sulekha Portal.

DPC Approval status of GPs in Thrissur as per Sulekha Portal

In the present context, having discussion with various stakeholders like (Secretaries, Jr. Superintendents, Plan Clerk) and understanding the plan process would like to highlight few points for consideration.

1. The present Plan Preparation and Approval process is well defined with different stages starting from Working Groups to Implementation and Monitoring

2. The change in shifting of the stage of Feasibility Study & Technical Sanction after DPC Approval may result in changes and unforseen gaps in the Plan implementation for the GPs.

3. All stakeholders have criticism regarding the availability and functionality of the Sulekha Plan Monitoring Portal and feel that the portal need major up-gradation to meet the demand of the system.

4. Certain stages of the Plan Preparation and Approval Process (like Working Group Creation, GP level Plan Committee, Grama Sabhas etc) which are not part of the online system can be planned to be made online for better transparency and monitoring. For Eg. Provision to publish the details of WG Members, PC members in the portal, Grama Sabha details etc)

5. Grama Sabhas need to be strengthened by involving more residents of the Gram Panchayat. For the same, Digital services like SMS, Android Apps can be planned and utilised at Gram Panchayat level for improving information dissemination between GP and residents enabling to have a digital connection between the two entities.

6. Strict Timelines to be defined and implemented for each stage of the Plan Preparation and Approval Process and the same need to analysed and monitored and defaulters need to be strictly penalized for the changes (For Eg: Those who are violating the timelines for Plan Preparation should face a cut in their monthly allotment and such amount shall be distributed among those who are sticking to the time line)

7. There is a need for a district level specialized requirement assessment wing to analyse and assess the specific development requirements of Gram Panchayats and to provide guidelines to the Gram Panchayats in formulating the projects.

8. A new dedicated Performance assessment wing is required to assess the productiveness and value to society of the projects implemented by the Gram Panchayats

• Major problem in plan preparation was sotware problems like server error, speed of the server etc.
• Another problem in plan preparation was validation.

All Gram Panchayats in Kottayam District got DPC approval.

Plan Approval Status of Malappuram

All GPs in Malappuram District got DPC Approval.

All Gram Panchayats Plan Approval Status of Thiruvananthapuram District.

                                                                   Plan Details

                                                    Plan Approval Details

Out of 73 grama panchayats in the district, annual plan of 72 grama panchayats were approved by the district planning committee. The project of Vellanadu gramapanchayat was submitted to the District Planning Committee on 15/06/2017.But the District Planning Committee has observed that plan procedures are not properly followed by gramapanchayat in accordance with the guidelines issued by the government in connection with the formulation of annual plan. Therefore the annual plan of Vellanadu gramapanchayats was rejected by the District Planning Committee meeting held on 15/06/2017.

                         കണ്ണൂർ  കാസറഗോഡ്  ജില്ലകളിലെ  എല്ലാ ഗ്രാമ പഞ്ചായത്തുകളിലെയും പദ്ധതികൾക്ക്  ഡി പി സി അംഗീകാരം ലഭിച്ചു എന്ന് ജില്ലാ പ്ലാനിംഗ് ഓഫീസ്സ്‌കൾ  അറിയിച്ചു . എന്നാൽ  ആയതിന്റെ മുഴുവൻ വിവരങ്ങളും സുലേഖ വെബ് പോർട്ടലിൽ അവ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്തതായി കാണുന്നില്ല  (അപ്‌ഡേഷൻ എത്രയും  വേഗം പൂര്ത്തിയാക്കും  എന്നും അറിയിച്ചിട്ടുണ്ട് ). സുലേഖ വെബ് പോർട്ടലിൽ നിന്ന് 16 -06 -2017 ന് ലഭ്യമായ വിവരങ്ങൾ ചുവടെ ചേർക്കുന്നു .

 ഗ്രാമ പഞ്ചായത്തുകളിലെ പദ്ധതി തയ്യാറാക്കലും നിര്‍വ്വഹണവും -  അവലോകനം

                                തദ്ദേശ സ്വയംഭരണ സ്ഥാപനങ്ങളില്‍ വാര്‍ഷിക പദ്ധതി തയ്യാറാക്കുന്നത് സര്‍ക്കാര്‍ ഉത്തരവ് പ്രകാരം ഓരോ വര്‍ഷങ്ങളിലുമാണ്. പഞ്ചവത്സര പദ്ധതിയുടെ ഭാഗമായി വാര്‍ഷിക പദ്ധതി തയ്യാക്കുന്നതിനാവശ്യമായ ഉത്തരവുകള്‍ പഞ്ചവല്‍സരക്കാലയളവിലേക്കും ഓരോ വര്‍ഷത്തേക്കും സര്‍ക്കാര്‍ പുറപ്പെടുവിക്കുന്നുണ്ട്.പദ്ധതി ആസൂത്രണത്തില്‍ ഗ്രാമസഭാ തലം മുതല്‍ വികേന്ദ്രീകൃതമായി നടപടിക്രമങ്ങള്‍ പാലിക്കുന്നതിനുളള വ്യക്തമായ നിര്‍ദ്ദേശങ്ങഉം നല്‍കുന്നുണ്ട്. സാമ്പത്തിക വര്‍ഷത്തിന്‍റെ ആരംഭത്തില്‍ തന്നെ പദ്ധതി തയ്യാറാക്കി നിര്‍വ്വഹണം നടത്തുന്നതിനാവശ്യമായ നടപടക്രമങ്ങളാണ് നിര്‍ദ്ദേശിക്കുന്നത്.

                            പദ്ധതി ആസൂത്രണത്തില്‍ 2017-18 മുതല്‍ പഞ്ചായത്ത് തല ആസൂത്രണ സമിതിയും രൂപീകരിച്ച് പ്രവര്‍ത്തിച്ചുവരുന്നുണ്ട്. ആസൂത്രണ സമിതിയുടെയും വര്‍ക്കിംഗ് ഗ്രൂപ്പുകളുടെയും രൂപീകരണവും പദ്ധതി നിര്‍ദ്ദേശവും നല്‍കി കരട് നിര്‍ദ്ദേശങ്ങളുമായി ഗ്രാമസഭയില്‍ ചര്‍ച്ച ചെയ്ത് വികസന സെമിനാറും നടത്തി ഭരണസമിതി തീരുമാനത്തിന് വിധേയമായി പദ്ധതി ആസൂത്രണ പ്രക്രിയ പൂര്‍ത്തീകരിക്കുന്നു.

                         ആസൂത്രണത്തിന് വ്യക്തമായ സമയംഅനുവദിക്കാത്തതും ഗ്രാമപഞ്ചായത്ത് ജീവനക്കാരെയും നിര്‍വ്വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥരെയും പ്രതിസന്ധിയിലാക്കുന്നു.  (ഉദാഹരണത്തിന് 2017 -18 വാര്‍ഷിക പദ്ധതി രൂപീകരണത്തിന് 29/03/2017 ല്‍ സര്‍ക്കാര്‍ ഉത്തരവ് ഇറക്കി ഏപ്രില്‍ 2 മുതല്‍ 07 വരെ ഗ്രാമസഭ പൂര്‍ത്തീകരിക്കാന്‍ പറയുന്നു. കൂടാതെ മെയ് 5 ന് എല്ലാ നടപടക്രമങ്ങളും പൂര്‍ത്തീകരിച്ച് പദ്ധതിക്ക് അംഗീകാരം വാങ്ങാന്‍ നിര്‍ദ്ദേശിക്കുന്നു.) ഇത്  യഥാര്‍ത്ഥ ആസൂത്രണത്തെ ബാധിക്കുന്നു. കൂടാതെ പദ്ധതി ആസൂത്രണത്തില്‍ മുഴുവന്‍ സമയവും ഭാഗഭാക്കാകേണ്ടുന്ന വര്‍ക്കിംഗ് ഗ്രൂപ്പുകള്‍  പല സ്ഥലങ്ങളിലും പേരിന് യോഗം ചേര്‍ന്ന് പിരിയുകയാണ് ചെയ്യുന്നത്. ആവശ്യമായ ക്വാറം പോലുമുണ്ടാകാറില്ല. ഇത് പദ്ധതി ആസൂത്രണം അവതാളത്തിലാക്കുന്നു. തുടര്‍ന്ന് ഒരു പ്രോജക്ട് നിര്‍ദ്ദേശിച്ചാല്‍ അത് എങ്ങനെ എഴുതി തയ്യാറാക്കണമെന്ന് പറയാതെ നിര്‍ദ്ദേശം മാത്രമാണ് ഉണ്ടാകുന്നത്. ബന്ധപ്പെട്ട നിര്‍വ്വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍ പ്രസ്തുത പ്രോജക്ട് എങ്ങനെ തയ്യാറാക്കണമെന്നറിയാതെ അവസാനം അവരുടെ ഭാവനയില്‍ ഒരു പ്രോജക്ട് എഴുതി അല്ലെങ്കില്‍ പഞ്ചായത്തിലെ പ്ലാന്‍ ക്ലാര്‍ക്കിന്‍റെ അല്ലെങ്കില്‍ ഒരു ഡാറ്റാ എന്‍ട്രി ഓപ്പറേറ്ററുടെ യുക്തിക്കനുസരിച്ച് പ്രോജക്ട് ഡാറ്റാ എന്‍ട്രി നടത്തി ഡിപിസി ക്ക് അംഗീകാരത്തിന് സമര്‍പ്പിക്കുന്നു.

                               നിര്‍വ്വഹണ തലത്തില്‍ പ്രസ്തുത പ്രോജക്ടുകള്‍ ശരിയാംവിധം നടത്താൻ പറ്റാത്തപ്പൊള്‍ ഉപേക്ഷിക്കുകയോ,ഭാഗികമായി പദ്ധതി പ്രവര്‍ത്തനം നടത്തി പദ്ധതി ചെലവിനായി നടത്താന്‍ നിര്‍ബന്ധിക്കപ്പെടന്നതാണ് കാണുന്നത്. പദ്ധതി ആസൂത്രണത്തിലെ പാകപ്പിഴ തുടര്‍ന്ന് നടക്കുന്ന ഗുണഭോക്തൃ തെരഞ്ഞെടുപ്പുകളിലും ടെണ്ടർ നടത്തിപ്പിലും ആവര്‍ത്തിക്കുന്നു. ഈ വിധ പാകപ്പിഴകള്‍ ഒഴിവാക്കുന്നതിന് തന്‍വര്‍ഷം തന്നെ അടുത്ത വര്‍ഷത്തെ പ്രോജക്ടിന്‍റെ ആസൂത്രണ പ്രക്രിയ പൂർത്തീകരിക്കുന്നത് ഉചിതമായിരിക്കും.കൂടാതെ ഒരു സാമ്പത്തിക വര്‍ഷം മുഴുവന്‍ പദ്ധതി നിര്‍വ്വഹണത്തിന് ആവശ്യമായ സമയം ലഭ്യമാക്കുന്ന വിധത്തിലും, ഉത്തരവുകള്‍ മാറ്റമില്ലാതെ ഒരു വര്‍ഷത്തെ പദ്ധതിക്കാവശ്യമായത് നല്‍കിയാല്‍ ഒരളവു വരെയെങ്കിലും നമ്മുടെ പദ്ധതികള്‍ ഭംഗിയായി  പൂർത്തീകരിക്കാൻ  സാധിക്കും.

                             സോഫ്റ്റ് വെയറുകള്‍ യഥാസമയം സര്‍ക്കാര്‍ ഉത്തരവിനനുസരിച്ച് തയ്യാറാകാത്തത് സുഗമമായ പ്രവര്‍ത്തനത്തിന് വിലങ്ങുതടിയാകുന്നു. തുടര്‍ന്നുളള പ്രവര്‍ത്തനത്തില്‍ സുലേഖ സോഫ്ട് വെയറില്‍ നിന്നും ആവശ്യമായ റിപ്പോര്‍ട്ടുകള്‍ വകുപ്പിന്‍റെ ആവശ്യര്‍ത്ഥം ലഭ്യമാക്കണം. പ്ലാന്‍ ക്ലാര്‍ക്കിന് പ്രത്യേകിച്ച് നല്‍കിയ ലോഗിനില്‍ നിന്നും എല്ലാ വിവരങ്ങളും ലഭ്യമാകുന്നില്ല.  സെക്രട്ടറിയുടെ പ്രോജക്ട് സംബന്ധിച്ച വിവരങ്ങള്‍ മാത്രമേ ലഭ്യമാകുന്നുളളൂ.

                             ഓഡിറ്റും മറ്റു പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളിലും ഭരണസമിതി, വര്‍ക്കിംഗ് ഗ്രൂപ്പ് അനുബന്ധ പ്രവര്‍ത്തകർ എന്നിവര്‍ക്കു കൂടി ബാധ്യതകള്‍  വരുംവിധം നടപടി ക്രമങ്ങള്‍ പാലിക്കാന്‍ ആവശ്യപ്പെട്ടാല്‍ നിർബന്ധിതവും, സര്‍ക്കാര്‍ നയത്തിന് വിരുദ്ധവുമായ പ്രോജക്ടുകള്‍ തയ്യാറാക്കുന്നതിനും, നിര്‍വ്വഹണം നടത്തുന്നതിനും ആരേയും പ്രേരിപ്പിക്കുകയില്ല.

In Ernakulam District there are 82 Gramapanchayats.All Gramapanchayts in Ernakulam got DPC Approval as on 08-06-2017.Kadamakudy gramapanchayat is the first panchayat in state to got DPC  approval on 06/05/2017.Also,Mulanthuruthy Gramapanchayat is the Second Panchayat in State to get DPC approval on 10/05/2017.Plan Approval Details in Ernakulam District is as follows:

After DPC approval ,Vetting Officer need to Approve the Projects.So,It is a major Concern now. If Vetting Officer Rejects Projects what is next ?.As per the Discussion with different GP Secretaries and Plan Clerk all suggest that After Vetting officer Approved a project then only it must be send  for DPC Approval. Also, Sulekha   Software need more reports  like in GPRMS Plan Reports.

Problems in plan preparation were validation and software issues

Delay in the preparation of  Grama sabha status reports in the earlier stages of plan formulation

Multi year projects in  some panchayaths were not able convert into spill over projects

All the 23 Grama panchayats were got DPC approval for the financial year 2017-18.

• Wetting officers training conducting on 20/06/2017.
• Sulekha Software issues affected data entry work badly.

All the 70 Grama Panchayats got Plan DPC approval for the finanacial year 2017-18.

Only 56 GP's data entry completed in the Sulekha Software remaining projects are approved by DPC Conditionally.Data entry of remaining 14 GP's completed by this week.

Problem faced by the time of plan preparation because of the software speed and server issues.

                                                                   Plan Details

District Planning Committee return some projects for modification and amendment.