Progress of project vetting

Status as on 22/06/2017

For Projects not requiring vetting

As per Sulekha Plan Monitoring Portal it can be seen that no Gram Panchayats have initiated actions on projects which dont need vetting like share for CSS Projects. DDP Office, Thrissur has already issued a direction to all GPs to complete all those projects which does not require vetting before 30/06/2017. Expect majority projects involving share to CSS will be completed before July 1st week.

For Project requiring vetting

It has been informed by several Gram Panchayats that they are facing issues while forwarding the DPC approved projects to vetting officer. The same has been reported to IKM, DTO Thrissur for immediate resolution.

It was informed by IKM, DTO Thrissur that the issue had happened due to the wrong project category selection made by Gram Panchayats while the data entry of the projects during project formulation. Anyhow he assured that the issue will be resolved soon by introducing a new tool for the correction of the same.

It can also be seen that time being there is no provision available in Sulekha to know the current status of vetting being done in the District. The same requirement has been shared to IKM,DTO Thrissur and he has assured that necessary reports to know the vetting status are being developed and will be made available soon.

Anyhow proper instructions have been already issued from DDP Office, Thrissur to speed up the process of vetting and the implementation of the non-vetting projects.

വയനാട് ജില്ലയിൽ മൊത്തം  4286 പ്രൊജെക്ടുകൾ വെറ്റിഗിന് അയക്കാനുണ്ടായിരുന്നു ആയതിൽ  2650  പ്രൊജെക്ടുകൾ വെറ്റിഗിന് അയച്ചിട്ടുണ്ട്.98 പ്രൊജെക്ടുകൾ  വെറ്റിങ്‌ ചെയ്തിട്ടുണ്ട്.ബാക്കി പ്രൊജെക്ടുകൾ സാകേതിക കാരണങ്ങളാൽ  വെറ്റിഗിന് അയക്കാൻ സാധിച്ചിട്ടില്ല. 

• എസ്റ്റിമേറ്റ് തയാറാക്കാത്തതിനാൽ പ്രൊജെക്ടുകൾ വെറ്റിഗിന് അയക്കാൻ സാധിച്ചിട്ടില്ല.
• സുലേഖയിൽ 45(a)  മാർക്ക് ചെയ്തു വിടാത്തതുകൊണ്ടു പല പ്രൊജെക്ടുകളും അപ്പ്രൂവലിനു അയക്കേണ്ടാ മെനുവിൽ ലിസ്റ്റ് ചെയ്തിട്ടില്ല.
• പ്രൊജെക്ടുകൾ ഡാറ്റ എൻട്രി വരുത്തിയപ്പോൾ വെറ്റിങും, ടി എസ് ഓപ്ഷനുകൾ ശരിയായി സെലക്ട് ചെയ്യാത്തതിനാൽ പ്രോജക്ടുകളുടെ കാറ്റഗറി തെറ്റായാണ് കാണിക്കുന്നത്.
• പ്രൊജെക്ടുകൾ ഡാറ്റ എൻട്രി നടത്തിയപ്പോൾ ടി സ് ആവശ്യമില്ലാത്ത കാറ്റഗറി  3- ൽ ഉൾപെടേണ്ട പ്രൊജെക്ടുകൾ കാറ്റഗറി  4-ൽ തെറ്റായി ഡാറ്റ എൻട്രി നടത്തിയത്  തിരുത്തൽ വരുത്താൻ സോഫ്റ്റ് വെയറിൽ ഓപ്ഷൻ ലഭ്യമല്ല.

വെറ്റിംഗ് ചെയ്യുമ്പോള്‍ നേരിടുന്ന പ്രശനങ്ങള്‍

1. vetting Officer vet ചെയ്യാന്‍ പഞ്ചായത്തുകളെ സെലക്ട് ചെയത് ആ പഞ്ചായത്തിലെ എല്ലാ പ്രോജക്ടുകളും വ്യു ചെയ്യുമ്പോള്‍ ആ സക്രിനില്‍ പ്രോജക്ടുകള്‍ക്ക് നേരെ ആകെ അടങ്കല്‍ എന്നത് ഇരട്ടിപ്പ് ആയിട്ടും എട്ടിരട്ടിയായിട്ടും കാണുകയുണ്ടായി.

2. തെറ്റായി കാറ്റഗറി-4 സെലക്ട് ചെയ്ത് വെറ്റിംഗ് അയച്ച പ്രോജക്ടു റിട്ടേണ്‍ ചെയ്യാന്‍ ശ്രമിക്കുമ്പോള്‍ റ്റി.എസ്. നമ്പര്‍ റ്റി.എസ്. തുക തീയതി എന്നിവ നല്‍കാനാണ് മെസേജ് വരുന്നത്..

3. മാര്‍ഗ്ഗരേഖയ്ക്ക് വിരുദ്ധമായി പ്രോജക്ട് തയ്യാറാക്കി വെറ്റിംഗിന് അയ്യച്ചത് റിട്ടേണ്‍ ചെയ്താല്‍ വാലുവേഷന്‍ പോകും. പുതിയ പ്രോജക്ട് ഏറ്റെടുക്കേണ്ടി വരും.

4.. കാറ്റഗറി മാറി വെറ്റിംഗ് അയച്ചു പ്രോജക്ടുകള്‍ തിരിച്ചയക്കാന്‍ സാധിക്കില്ല.

പഞ്ചായത്തുകളിലെ വെറ്റിംഗ്  പ്രക്രിയ

ജില്ലാ ആസൂത്രണ സമിതി അംഗീകരിച്ച പദ്ധതി രേഖ പ്രകാരമുളള പ്രോജക്ടുകള്‍ സെക്രട്ടറിയുടെ ലോഗിനില്‍ 4 കാറ്റഗറികളിലായി ലഭ്യമാകുന്നു. 

കാറ്റഗറി -1 എന്നത് നൂതന പ്രോജക്ടുകളും , കാറ്റഗറി - 2  നിര്‍വ്വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥന്‍റെ സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തലോടുകൂടി നിര്‍വ്വഹണം നടത്താന്‍ പറ്റുന്ന പ്രോജക്ടുകളുമാണ്,കാറ്റഗറി  -3 വെറ്റിംഗ് ആഫീസറുടെ പരിശോധനയും അംഗീകാരവും  ആവശ്യമായ പ്രോജക്ടുകളുമാണ്,  കാറ്റഗറി - 4 ല്‍ ഉളളവ വെറ്റിംഗ് ആഫീസറുടെ പരിശോധനയും സാങ്കേതികാനുമതിയും ആവശ്യമായ പ്രോജക്ടുകളുമാണ്.

ഇതില്‍ കാറ്റഗറി 3 ല്‍ പെടുന്ന പ്രോജക്ടുകള്‍ സെക്രട്ടറിയുടെ ലോഗിനില്‍ നിന്ന് നേരിട്ട് വെറ്റിംഗ് ഓഫീസര്‍ക്ക് പരിശോധനക്കും അംഗീകാരത്തിനും നല്‍കുന്ന പ്രോജക്ടുകളാണ്. കാറ്റഗറി 2, 4 എന്നിവ നിര്‍വ്വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥന്‍റെ ലോഗിനിലേക്ക് അംഗീകാരത്തിന് വേണ്ടി നല്‍കുന്നു.  കാറ്റഗറി - 2   ല്‍ പെടുന്നവ നിര്‍വ്വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥന്‍ സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തി നിര്‍വ്വഹണം നടത്താവുന്നവയും കാറ്റഗറി - 4  ല്‍ പെടുന്നവ സാങ്കേതികാനുമതിക്കുളള എസ്റ്റിമേറ്റ് സഹിതം നിര്‍വ്വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥന്‍റെ ലോഗിനില്‍ നിന്നുതന്നെ വെറ്റിംഗിന് അയക്കേണ്ടവയുമാണ്.

നിലവിൽ കാറ്റഗറി മാറ്റുവാനുള്ള പദ്ധതികൾ  ഉണ്ടങ്കിൽ  ജില്ലാ ആസൂത്രണ ഓഫീസർ മുഖേന  കാറ്റഗറി മാറ്റാൻ  സാധിക്കുന്നതാണ്.

വെറ്റിംഗ് സമയത്ത് നിലവില്‍ അടങ്കല്‍ തുക വ്യത്യാസപ്പെട്ടതായും ചില പ്രോജക്ടുകള്‍ കാറ്റഗറി മാറിയതുമായാണ് കാണുന്നത്. വെറ്റിംഗ് സമയത്തുണ്ടാകുന്ന അടങ്കല്‍ തുകയുടെ വ്യത്യാസങ്ങളും മറ്റു പ്രശ്നങ്ങളും ഏതു വിധേനെയാണ് പരിഹരിക്കുക എന്ന് വ്യക്തമാക്കുന്നത് ഉചിതമായിരിക്കും.

1. Category മാറി പോയത് കാരണം വെറ്റിംഗിന് വിടാന്‍ വൈകുന്നു. 

2. Need change so projects category entry ചെയ്യുന്നതിന്  so Category entry എന്ന മെനുവില്‍ ലിസ്റ്റ് ചെയ്ത് കാണിക്കുന്നില്ല. ആയതിനാല്‍ ടി പ്രോജക്ടിന് വെറ്റിംഗിന് അയക്കാന്‍ കഴിയുന്നില്ല. 

3. പഞ്ചായത്തുകള്‍ തിരിച്ചെടുക്കുന്നതും Vetting officers Return for modification ആയി അയ്ക്കുന്നതുമായ പ്രോജക്ട്സ് പഞ്ചായത്തുകള്‍  LB approval-ന് അയച്ച് കഴിഞ്ഞാല്‍ ടി പ്രോജക്ടിന് LB approval list  ചെയ്യുന്നില്ല.

4.മരാമത്ത് പ്രവ്യത്തികളുടെ estimate തയ്യാറാക്കി price software ല്‍ എന്‍ട്രി  ചെയ്താല്‍ മാത്രമേ റ്റി.എസ് ലഭിക്കുകയുളളൂ. ഇത് വെറ്റിംഗിന് അയക്കാന്‍ കാലതാമസം നേരിടുന്നു.

There are 4 types of projects in panchayaths:-

Category 1 projects ( നൂതന പ്രോജകറ്റുകൾ)

Category 2 projects (which requires sanction from implementing officer)

Category 3 projects (which requires sanction from implementing officer and vetting)

Category 4 projects:- (which requires Technical sanction and vetting)

ISSUES FACED IN VETTING AND TECHNICAL SANCTION:-

SULEKHA APPLICATION ERROR(S)

Keralassery Panchayath reported that

i) Due to the sulekha application error the project amount is seen doubling in the vetting officer's login. so vetting officer returned that project for modification

ii) Kongad panchayath reported that

കാറ്റഗറി 4 ൽ വരുന്ന സാങ്കേതിക അനുമതി ആവശ്യമുള്ള പ്രോജക്ടുകൾ സാങ്കേതിക അനുമതിക്കായി നിർവ്വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥൻറെ ലോഗിനിലേക്ക് അയച്ചിരുന്നു എങ്കിലും പ്രസ്തുത ലോഗിനിൽ പ്രോജക്ടുകൾ കാണുന്നില്ല .

iii) Nenmara Panchayath reported that

Some of the projects approved by DPC are not shown on any of the categories + some of the projects in category 3 viewed on category 2.These errors should get corrected.

iv) Pookottukavu Panchayath reported that

Category 4 and some of category 3 projects are not listed . so cant send them for vetting

NON AVAILABILITY OF VETTING OFFICERS:-

some panchayaths are reporting non availability of vetting officers due to transfer

FOLLOWING WRONG GUIDELINES:-

ex:- following 12^th plans guidelines instead of the current 13^th plan guidelines

Fund allocation misappropriation

ex:- CFC fund may be wrongly earmarked for SCP funded projects

wrong marking of project categories

In some panchayaths mplementing projects category 4 is wrongly marked category 3

MAINTENANCE OF REGISTERS:-

The vetting officer needs to have access to the statistical data containing information about physically handicapped people, trans-gendered people, palliative care patients etc, so separate registers are to be maintained for physically handicapped people, trans gendered people, palliative care patients etc There already exists a GO

which states that a register should be maintained by panchayaths containing information about differentially abled people, but upon enquiry it was found that most of the panchayaths are not maintaining it. So my suggestion there should be online registry containing information about handicapped people,trans-gendered people, palliative care patients etc for each local body.  The register containing data about handicapped people should used for the effective implementation of the Central Govt project (Unique Disability ID project; url  http://www.swavlambancard.gov.in/ )

There are 82 Gramapanchayats in Ernakulam,Total Number of DPC Approved Project is 12204.Several Gramapanchayts in Ernakulam Reported that they are facing some issues for forwarding DPC approved Projects to vetting officer.In Sulekha Plan Portal No Reports added to check the Progress of Vetting.Also,As per the discussion with District planning Office Officials,not possible to change implementing officer in the District Login.Also,.If we wrongly select category -4 to vetting and try to return the project then it will show TS Number,Ts Amount and Date message .Need change spill over projects not possible to send to vetting.Any Way proper instructions have been already issued from DDP Office, Ernakulam to speed up the process of vetting and the implementation of the non-vetting projects.Vetting Process should be arranged before DPC Approval.Other Wise Sulekha Software make necessary arrangements for Vetting process.

To analyse and review the vetting of project, Deputy Director of Panchayats requires the previlege to view the projects of all GPs in the District. So that DDP can review the vetting process in the District. In the current scenario the PAU supervisor is only able to view the projects which needs to be vet by them. For the better review of vetting projects the PAU  supervisors also requires the previlege to view the projects belongs to their Grama Panchayats.

68  Gramapanchayats are there in kollam district,all the projects got DPC approval. Now vetting process started, in Sulekha software there is no provision to see the progress. IKM informed that option will com soon

• പ്രൊജെക്ടുകൾ കാറ്റഗറി മാറി ലിസ്റ്റ് ചെയ്ത അപാകതകൾ പരിഹരിക്കാത്ത കൊണ്ട് വെറ്റിഗിന് അയക്കാൻ സാധിച്ചിട്ടില്ല.
• മരാമത്തു പ്രവർത്തികളുടെ എസ്റ്റിമേറ്റ് പ്രൈസ് സോഫ്റ്റ് വേറിൽ തയ്യാറാക്കേണ്ട താമസം.
• DPC ക്ലിയറൻസ് ലഭിക്കാനുണ്ട്.
• പുതുതായി ജോയിൻ ചെയ്ത നിർവഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെ ലോഗിൻ ചെയ്യാനുള്ള കാലതാമസം.

After the DPC approval Projects will be available in Panchayat login in 4 different categories.

New Projects belongs to Category 1 ,  Projects requires sanction from implementing officers belongs to Category 2, Projects requires sanction from implementing officer and vetting officer belonegs to Category 3 and finally Projects requires vetting and Technical sanction belongs to Category 4. 

Out of the total projects, majority of Projects will fall to Category 4 which requires vetting as well as Technical sanction . After DPC approval the project has to go for vetting and Technical sanction with estimate.

If the Estimate amount exceeds the Administrative sanction amount, will it require the project modification and approval processes which already completed(DPC approval,Vetting and TS)?

തിരുവനന്തപുരം ജില്ലയിൽ മൊത്തം  5718 പ്രൊജെക്ടുകൾ വെറ്റിഗിന് അയക്കാനുണ്ടായിരുന്നു ആയതിൽ  5326  പ്രൊജെക്ടുകൾ വെറ്റിഗിന് അയച്ചിട്ടുണ്ട്.3645 പ്രൊജെക്ടുകൾ  വെറ്റിങ്‌ ചെയ്തിട്ടുണ്ട്.ബാക്കി പ്രൊജെക്ടുകൾ സാകേതിക കാരണങ്ങളാൽ  വെറ്റിഗിന് അയക്കാൻ സാധിച്ചിട്ടില്ല. 

                                                                Total Vetting Project Details

2017-18 വാര്‍ഷിക പദ്ധതി പുരോഗതി റിപ്പോര്‍ട്ട്