Plan Preparation and Approval

Submitted by rgpsa on Wed, 06/14/2017 - 16:01

Almost all Grama Panachayats and  District Panchayats have  now got their plans for the year 2017-18 approved. Comparing to earlier years,this year the plans were approved quite earlier.This will result in more time for the panchayats for implementation of their plan. All MIS Specialists of RGSA  are  requested to provide the status of plan approval of their districts ,share their experience in the process of plan preparation and approval and give their comments and suggestions for improving the system for  Plan Preparation and Approval.

comments

Permalink

 

In Pathanamthitta District, there are 53 GP's  and a total of 9803 Projects submitted for DPC approval. The details are as follows.

                                                                     Plan Details

DISTRICT NO.OF LBs NO.OF PROJECTS PRODUCTIVE SERVICE INFRASTRUCTURE TOTAL (In Lakhs)
Pathanamthitta 53 9803 5766.57 14715.91 16232.22 36714.71

 

Out of the 53 GP's, 49 GP's received DPC Approvals as on 15-06-2017 and the remaining will get approval in 2 days time. The details of Plan approval is as follows.

 

                                                          Plan Approval Details

DISTRICT Plan Approval  Received GP's NO.OF PROJECTS PRODUCTIVE SERVICE INFRASTRUCTURE TOTAL (In Lakhs)
Pathanamthitta 49 8109 4877.25 11958.15 13772.58 30607.98


Even after DPC approval, it requires approval from vetting officer. So it is a major concern, How many of these Projects will go through after vetting officer's scrutiny.

Permalink

Plan approval details of Idukki District

DISTRICT  NO.OF LBs NO.OF PROJECTS  PRODUCTIVE  SERVICE  INFRASTRUCTURE TOTAL
Idukki 52 8667 5469.84 19648.55 16591.45 41709.84

All gramapanchayats in Idukki District got DPC approval. Problems in plan preparation was validation and software issue.

 

Permalink

Status as on 16/06/2017

As per Sulekha Plan Monitoring Portal

All Gram Panchayats in Thrissur have formulated the projects and forwarded to DPC for approval. (Figures Below)

NO.OF LBs

NO.OF PROJECTS

PRODUCTIVE (in Lacs)

SERVICE (in Lacs)

INFRASTRUCTURE (in Lacs)

TOTAL (in Lacs)

86

15437

9201.87

27667.61

25594.23

62463.7

 

 

 

 

It was informed from District Planning Office that DPC Approval has been awarded for all Projects of all Gram Panchayats in Thrissur , at the same time the status of the same has not yet been updated in Sulekha Portal.

DPC Approval status of GPs in Thrissur as per Sulekha Portal

NO.OF LBs

NO.OF PROJECTS

PRODUCTIVE (in Lacs)

SERVICE (in Lacs)

INFRASTRUCTURE (in Lacs)

TOTAL (in Lacs)

36

5826

3249.2

9974.96

10235.87

23460.03

 

In the present context, having discussion with various stakeholders like (Secretaries, Jr. Superintendents, Plan Clerk) and understanding the plan process would like to highlight few points for consideration.

1. The present Plan Preparation and Approval process is well defined with different stages starting from Working Groups to Implementation and Monitoring

2. The change in shifting of the stage of Feasibility Study & Technical Sanction after DPC Approval may result in changes and unforseen gaps in the Plan implementation for the GPs.

3. All stakeholders have criticism regarding the availability and functionality of the Sulekha Plan Monitoring Portal and feel that the portal need major up-gradation to meet the demand of the system.

4. Certain stages of the Plan Preparation and Approval Process (like Working Group Creation, GP level Plan Committee, Grama Sabhas etc) which are not part of the online system can be planned to be made online for better transparency and monitoring. For Eg. Provision to publish the details of WG Members, PC members in the portal, Grama Sabha details etc)

5. Grama Sabhas need to be strengthened by involving more residents of the Gram Panchayat. For the same, Digital services like SMS, Android Apps can be planned and utilised at Gram Panchayat level for improving information dissemination between GP and residents enabling to have a digital connection between the two entities.

6. Strict Timelines to be defined and implemented for each stage of the Plan Preparation and Approval Process and the same need to analysed and monitored and defaulters need to be strictly penalized for the changes (For Eg: Those who are violating the timelines for Plan Preparation should face a cut in their monthly allotment and such amount shall be distributed among those who are sticking to the time line)

7. There is a need for a district level specialized requirement assessment wing to analyse and assess the specific development requirements of Gram Panchayats and to provide guidelines to the Gram Panchayats in formulating the projects.

8. A new dedicated Performance assessment wing is required to assess the productiveness and value to society of the projects implemented by the Gram Panchayats

Permalink

  • Major problem in plan preparation was sotware problems like server error, speed of the server etc.
  • Another problem in plan preparation was validation.
District No. of GPs No. of Projects Productive Service Infrastructure Total
Kottayam 71 13816 7468.60 22397.33 22978.65 52844.58

All Gram Panchayats in Kottayam District got DPC approval.

Permalink

Plan Approval Status of Malappuram

District No of GPs No of Projects Productive Service Infrastructure Total
Malappuram 94 21687 11431.38 38920.14 28635.72 78987.24

 

All GPs in Malappuram District got DPC Approval.

Permalink

All Gram Panchayats Plan Approval Status of Thiruvananthapuram District.

                   

                                                                   Plan Details

District No of GPs No of Projects Productive Service Infrastructure Total
Thiruvananthapuram 73 13261 11124.19 25884.72 25507.26

62451.34

 

 

                                                    Plan Approval Details


District
No of GPs No of Projects Productive Service Infrastructure Total
Thiruvananthapuram 72 13208 11092.44 205821.93 25461.16

62256.81

 

 

Out of 73 grama panchayats in the district, annual plan of 72 grama panchayats were approved by the district planning committee. The project of Vellanadu gramapanchayat was submitted to the District Planning Committee on 15/06/2017.But the District Planning Committee has observed that plan procedures are not properly followed by gramapanchayat in accordance with the guidelines issued by the government in connection with the formulation of annual plan. Therefore the annual plan of Vellanadu gramapanchayats was rejected by the District Planning Committee meeting held on 15/06/2017.

 

Permalink


                         കണ്ണൂർ  കാസറഗോഡ്  ജില്ലകളിലെ  എല്ലാ ഗ്രാമ പഞ്ചായത്തുകളിലെയും പദ്ധതികൾക്ക്  ഡി പി സി അംഗീകാരം ലഭിച്ചു എന്ന് ജില്ലാ പ്ലാനിംഗ് ഓഫീസ്സ്‌കൾ  അറിയിച്ചു . എന്നാൽ  ആയതിന്റെ മുഴുവൻ വിവരങ്ങളും സുലേഖ വെബ് പോർട്ടലിൽ അവ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്തതായി കാണുന്നില്ല  (അപ്‌ഡേഷൻ എത്രയും  വേഗം പൂര്ത്തിയാക്കും  എന്നും അറിയിച്ചിട്ടുണ്ട് ). സുലേഖ വെബ് പോർട്ടലിൽ നിന്ന് 16 -06 -2017 ന് ലഭ്യമായ വിവരങ്ങൾ ചുവടെ ചേർക്കുന്നു .

 പദ്ധതി രൂപീകരണം
ജില്ല ഗ്രാമപഞ്ചായത്തുകളുടെ എണ്ണം പദ്ധതികളുടെഎണ്ണം ഉത്പാദന മേഖല (ലക്ഷത്തിൽ) സേവന മേഖല (ലക്ഷത്തിൽ) പശ്ചാത്തല വികസനം (ലക്ഷത്തിൽ) അകെ തുക (ലക്ഷത്തിൽ)
കണ്ണൂർ 71 11584 7409.26 19364.71 20946.91 47720.87
കാസറഗോഡ്  38 8995 5003.43 14188.04 17259.95 36451.42
ആകെ  109 20579 12412.69 33552.75 38206.86 84172.29

 

                                                         പദ്ധതികൾക്ക്  ഡി പി സി അംഗീകാരം ലഭിച്ചതിന്റെ  വിശദാംശങ്ങൾ
ജില്ല ഗ്രാമപഞ്ചായത്തുകളുടെ എണ്ണം പദ്ധതികളുടെഎണ്ണം ഉത്പാദന മേഖല (ലക്ഷത്തിൽ) സേവന മേഖല (ലക്ഷത്തിൽ) പശ്ചാത്തല വികസനം (ലക്ഷത്തിൽ) അകെ തുക (ലക്ഷത്തിൽ)
കണ്ണൂർ 71 9258 4391.51 13008.89 20052.19 37452.58
കാസറഗോഡ്  9 1629 685.91 2121.74 3723.16 6530.81
ആകെ  80 10887 5077.42 15130.63 23775.35 43983.39

 

 

 ഗ്രാമ പഞ്ചായത്തുകളിലെ പദ്ധതി തയ്യാറാക്കലും നിര്‍വ്വഹണവും -  അവലോകനം

                                തദ്ദേശ സ്വയംഭരണ സ്ഥാപനങ്ങളില്‍ വാര്‍ഷിക പദ്ധതി തയ്യാറാക്കുന്നത് സര്‍ക്കാര്‍ ഉത്തരവ് പ്രകാരം ഓരോ വര്‍ഷങ്ങളിലുമാണ്. പഞ്ചവത്സര പദ്ധതിയുടെ ഭാഗമായി വാര്‍ഷിക പദ്ധതി തയ്യാക്കുന്നതിനാവശ്യമായ ഉത്തരവുകള്‍ പഞ്ചവല്‍സരക്കാലയളവിലേക്കും ഓരോ വര്‍ഷത്തേക്കും സര്‍ക്കാര്‍ പുറപ്പെടുവിക്കുന്നുണ്ട്.പദ്ധതി ആസൂത്രണത്തില്‍ ഗ്രാമസഭാ തലം മുതല്‍ വികേന്ദ്രീകൃതമായി നടപടിക്രമങ്ങള്‍ പാലിക്കുന്നതിനുളള വ്യക്തമായ നിര്‍ദ്ദേശങ്ങഉം നല്‍കുന്നുണ്ട്. സാമ്പത്തിക വര്‍ഷത്തിന്‍റെ ആരംഭത്തില്‍ തന്നെ പദ്ധതി തയ്യാറാക്കി നിര്‍വ്വഹണം നടത്തുന്നതിനാവശ്യമായ നടപടക്രമങ്ങളാണ് നിര്‍ദ്ദേശിക്കുന്നത്.

                            പദ്ധതി ആസൂത്രണത്തില്‍ 2017-18 മുതല്‍ പഞ്ചായത്ത് തല ആസൂത്രണ സമിതിയും രൂപീകരിച്ച് പ്രവര്‍ത്തിച്ചുവരുന്നുണ്ട്. ആസൂത്രണ സമിതിയുടെയും വര്‍ക്കിംഗ് ഗ്രൂപ്പുകളുടെയും രൂപീകരണവും പദ്ധതി നിര്‍ദ്ദേശവും നല്‍കി കരട് നിര്‍ദ്ദേശങ്ങളുമായി ഗ്രാമസഭയില്‍ ചര്‍ച്ച ചെയ്ത് വികസന സെമിനാറും നടത്തി ഭരണസമിതി തീരുമാനത്തിന് വിധേയമായി പദ്ധതി ആസൂത്രണ പ്രക്രിയ പൂര്‍ത്തീകരിക്കുന്നു.

                         ആസൂത്രണത്തിന് വ്യക്തമായ സമയംഅനുവദിക്കാത്തതും ഗ്രാമപഞ്ചായത്ത് ജീവനക്കാരെയും നിര്‍വ്വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥരെയും പ്രതിസന്ധിയിലാക്കുന്നു.  (ഉദാഹരണത്തിന് 2017 -18 വാര്‍ഷിക പദ്ധതി രൂപീകരണത്തിന് 29/03/2017 ല്‍ സര്‍ക്കാര്‍ ഉത്തരവ് ഇറക്കി ഏപ്രില്‍ 2 മുതല്‍ 07 വരെ ഗ്രാമസഭ പൂര്‍ത്തീകരിക്കാന്‍ പറയുന്നു. കൂടാതെ മെയ് 5 ന് എല്ലാ നടപടക്രമങ്ങളും പൂര്‍ത്തീകരിച്ച് പദ്ധതിക്ക് അംഗീകാരം വാങ്ങാന്‍ നിര്‍ദ്ദേശിക്കുന്നു.) ഇത്  യഥാര്‍ത്ഥ ആസൂത്രണത്തെ ബാധിക്കുന്നു. കൂടാതെ പദ്ധതി ആസൂത്രണത്തില്‍ മുഴുവന്‍ സമയവും ഭാഗഭാക്കാകേണ്ടുന്ന വര്‍ക്കിംഗ് ഗ്രൂപ്പുകള്‍  പല സ്ഥലങ്ങളിലും പേരിന് യോഗം ചേര്‍ന്ന് പിരിയുകയാണ് ചെയ്യുന്നത്. ആവശ്യമായ ക്വാറം പോലുമുണ്ടാകാറില്ല. ഇത് പദ്ധതി ആസൂത്രണം അവതാളത്തിലാക്കുന്നു. തുടര്‍ന്ന് ഒരു പ്രോജക്ട് നിര്‍ദ്ദേശിച്ചാല്‍ അത് എങ്ങനെ എഴുതി തയ്യാറാക്കണമെന്ന് പറയാതെ നിര്‍ദ്ദേശം മാത്രമാണ് ഉണ്ടാകുന്നത്. ബന്ധപ്പെട്ട നിര്‍വ്വഹണ ഉദ്യോഗസ്ഥര്‍ പ്രസ്തുത പ്രോജക്ട് എങ്ങനെ തയ്യാറാക്കണമെന്നറിയാതെ അവസാനം അവരുടെ ഭാവനയില്‍ ഒരു പ്രോജക്ട് എഴുതി അല്ലെങ്കില്‍ പഞ്ചായത്തിലെ പ്ലാന്‍ ക്ലാര്‍ക്കിന്‍റെ അല്ലെങ്കില്‍ ഒരു ഡാറ്റാ എന്‍ട്രി ഓപ്പറേറ്ററുടെ യുക്തിക്കനുസരിച്ച് പ്രോജക്ട് ഡാറ്റാ എന്‍ട്രി നടത്തി ഡിപിസി ക്ക് അംഗീകാരത്തിന് സമര്‍പ്പിക്കുന്നു.

                               നിര്‍വ്വഹണ തലത്തില്‍ പ്രസ്തുത പ്രോജക്ടുകള്‍ ശരിയാംവിധം നടത്താൻ പറ്റാത്തപ്പൊള്‍ ഉപേക്ഷിക്കുകയോ,ഭാഗികമായി പദ്ധതി പ്രവര്‍ത്തനം നടത്തി പദ്ധതി ചെലവിനായി നടത്താന്‍ നിര്‍ബന്ധിക്കപ്പെടന്നതാണ് കാണുന്നത്. പദ്ധതി ആസൂത്രണത്തിലെ പാകപ്പിഴ തുടര്‍ന്ന് നടക്കുന്ന ഗുണഭോക്തൃ തെരഞ്ഞെടുപ്പുകളിലും ടെണ്ടർ നടത്തിപ്പിലും ആവര്‍ത്തിക്കുന്നു. ഈ വിധ പാകപ്പിഴകള്‍ ഒഴിവാക്കുന്നതിന് തന്‍വര്‍ഷം തന്നെ അടുത്ത വര്‍ഷത്തെ പ്രോജക്ടിന്‍റെ ആസൂത്രണ പ്രക്രിയ പൂർത്തീകരിക്കുന്നത് ഉചിതമായിരിക്കും.കൂടാതെ ഒരു സാമ്പത്തിക വര്‍ഷം മുഴുവന്‍ പദ്ധതി നിര്‍വ്വഹണത്തിന് ആവശ്യമായ സമയം ലഭ്യമാക്കുന്ന വിധത്തിലും, ഉത്തരവുകള്‍ മാറ്റമില്ലാതെ ഒരു വര്‍ഷത്തെ പദ്ധതിക്കാവശ്യമായത് നല്‍കിയാല്‍ ഒരളവു വരെയെങ്കിലും നമ്മുടെ പദ്ധതികള്‍ ഭംഗിയായി  പൂർത്തീകരിക്കാൻ  സാധിക്കും.

                             സോഫ്റ്റ് വെയറുകള്‍ യഥാസമയം സര്‍ക്കാര്‍ ഉത്തരവിനനുസരിച്ച് തയ്യാറാകാത്തത് സുഗമമായ പ്രവര്‍ത്തനത്തിന് വിലങ്ങുതടിയാകുന്നു. തുടര്‍ന്നുളള പ്രവര്‍ത്തനത്തില്‍ സുലേഖ സോഫ്ട് വെയറില്‍ നിന്നും ആവശ്യമായ റിപ്പോര്‍ട്ടുകള്‍ വകുപ്പിന്‍റെ ആവശ്യര്‍ത്ഥം ലഭ്യമാക്കണം. പ്ലാന്‍ ക്ലാര്‍ക്കിന് പ്രത്യേകിച്ച് നല്‍കിയ ലോഗിനില്‍ നിന്നും എല്ലാ വിവരങ്ങളും ലഭ്യമാകുന്നില്ല.  സെക്രട്ടറിയുടെ പ്രോജക്ട് സംബന്ധിച്ച വിവരങ്ങള്‍ മാത്രമേ ലഭ്യമാകുന്നുളളൂ.

                             ഓഡിറ്റും മറ്റു പ്രവര്‍ത്തനങ്ങളിലും ഭരണസമിതി, വര്‍ക്കിംഗ് ഗ്രൂപ്പ് അനുബന്ധ പ്രവര്‍ത്തകർ എന്നിവര്‍ക്കു കൂടി ബാധ്യതകള്‍  വരുംവിധം നടപടി ക്രമങ്ങള്‍ പാലിക്കാന്‍ ആവശ്യപ്പെട്ടാല്‍ നിർബന്ധിതവും, സര്‍ക്കാര്‍ നയത്തിന് വിരുദ്ധവുമായ പ്രോജക്ടുകള്‍ തയ്യാറാക്കുന്നതിനും, നിര്‍വ്വഹണം നടത്തുന്നതിനും ആരേയും പ്രേരിപ്പിക്കുകയില്ല.

 

Permalink

In Ernakulam District there are 82 Gramapanchayats.All Gramapanchayts in Ernakulam got DPC Approval as on 08-06-2017.Kadamakudy gramapanchayat is the first panchayat in state to got DPC  approval on 06/05/2017.Also,Mulanthuruthy Gramapanchayat is the Second Panchayat in State to get DPC approval on 10/05/2017.Plan Approval Details in Ernakulam District is as follows:

District

No.of Gps

No.of Projects

Productive

Service

Infrastructure

Total(in Lakhs)

Ernakulam

82

15418

8965.06

25778.08

29801.28

64544.42

 

After DPC approval ,Vetting Officer need to Approve the Projects.So,It is a major Concern now. If Vetting Officer Rejects Projects what is next ?.As per the Discussion with different GP Secretaries and Plan Clerk all suggest that After Vetting officer Approved a project then only it must be send  for DPC Approval. Also, Sulekha   Software need more reports  like in GPRMS Plan Reports.

Permalink

In Kollam district  all projects are approved by DPC. But critical area is go through the process of wetting so we are not sure that all the projects will be executed.The staus is as follows

DISTRICT

 

KOLLAM

NO.OF LBs

 

68

NO.OF PROJECTS

 

13462

PRODUCTIVE

 

10160.2

SERVICE

 

29709.13

INFRASTRUCTURE

 

23888.16

TOTAL

 

63757.45

Permalink

 

NO OF LBS NO OF PROJECTS PRODUCTIVE SERVICE INFRASTRUCTURE TOTAL
88 17768 1188.42 33668.64 27860.85 72717.9

 

Problems in plan preparation were validation and software issues

Delay in the preparation of  Grama sabha status reports in the earlier stages of plan formulation

Multi year projects in  some panchayaths were not able convert into spill over projects

 

Permalink

Sl No DISTRICT NO.OF LBs NO.OF PROJECTS PRODUCTIVE SERVICE INFRASTRUCTURE TOTAL
12 Wayanad 23 5541 3389.43 9405.64 11895.33 24690.40

 

All the 23 Grama panchayats were got DPC approval for the financial year 2017-18.

  • Wetting officers training conducting on 20/06/2017.
  • Sulekha Software issues affected data entry work badly.
Permalink

Sl No DISTRICT NO.OF LBs NO.OF PROJECTS PRODUCTIVE SERVICE INFRASTRUCTURE TOTAL
11 Kozhikode 56 10426 5380.25 16352.23 19812.20 41544.67

 

All the 70 Grama Panchayats got Plan DPC approval for the finanacial year 2017-18.

Only 56 GP's data entry completed in the Sulekha Software remaining projects are approved by DPC Conditionally.Data entry of remaining 14 GP's completed by this week.

Problem faced by the time of plan preparation because of the software speed and server issues.

Permalink

        

                                                                   Plan Details

District No of GPs No of Projects Productive Service Infrastructure Total
Thiruvananthapuram 73 14958 12843.6 29237.91 29885.2

 

71966.71

 

 

District Planning Committee return some projects for modification and amendment.